　　展览档案是博物馆举办展览的重要艺术参考。博物馆展览档案是展览的真实记录，它真实全面地反映了一个展览的主题思想、设计水平、展览概况、社会反响等情况，是对展览的全面回顾。它既可以为博物馆当前的展览的形式设计、内容设计等提供精确的数据支持和艺术参考，又可以为博物馆未来的展览成果和艺术发展提供原始素材，为博物馆的办展理念、运营机制、展览策划、形式设计、内容设计、宣传教育、展览规范化工作提供重要依据。

　　展览档案是重要的艺术信息资源。一套完整的展览档案主要包括展览的选题、立项、论证、策展、布展、开展直到展后活动中产生的各种文件。它可以为艺术创作、办展经验、构建博物馆展览体系，探索艺术博物馆发展规律和文化艺术管理提供重要依据，可以为国内国际博物馆同行提供文化艺术借鉴，为展览艺术交流提供重要的信息支撑。

　　展览档案具有重要的学术研究价值。许多展览本身就是学术研究的成果体现，涵盖许多最新的学术研究成果、美术成果，同时，展览档案又可为专家学者、艺术家提供大量历史、美术研究的信息支持，通过展览档案内容，可以编辑出版档案汇编、展览专题史以及其他文化艺术方面的专题著作。

　　做好展览档案收集管理的注意事项

　　熟悉博物馆展览筹备运作的特点。加强展览档案的收集管理，要了解博物馆的业务运作，对博物馆的业务特点和运行方式有所了解，特别是对博物馆展览筹备举办的全过程有所掌握。博物馆的展览一般包括基本陈列、专题展览、临时展览、交流展览、巡回展览等类型，展览主题丰富多样，包括历史类、艺术类、学术类、纪念类、自然类、科技类等，涉及的内容十分宽泛。从运作而言，不同的展览有可能是不同部门主抓，策展人、联络人、设计者、施工者、后勤辅助等也都因展览不同而不同，有的展览开展的流程因主办方和承办方的要求不同而有简有繁，有的有开幕式，有的有学术讲座，有的有其他活动。因而，掌握博物馆自身的特点和展览的运作流程，对做好展览档案具有重要的指导意义。

　　掌握展览档案的形成来源。不管是本馆利用自己的文物资源设计筹办的展览，还是利用外界文物艺术等资源筹办的临时展览、交流展览等，展览档案来源主要是主办方和承办方，特别是承办方的策展部门和策展人，他们主要负责接展、展览设计、布展、施工、协调、信息发布等，是档案的主要来源，应该着重收集。其他配合展览的开幕、接待、信息发布、讲解、后勤保卫等相关活动的部门是次要收集部门。总体而言，博物馆自己主办的展览档案内容更多、更难收集，而临时展、交流展等则相对简单。

　　收集工作要把握好展览档案形成的时间节点。收集展览档案应该注意展览的时间节点。展览档案在展览业务活动中直接形成。从时间上来看，展览档案包括展览选题、立项、论证、设计、布展、开幕直到展出后社会影响的各项重要活动产生的文件，即可以分为展览前，展览后的档案。大部分展览档案集中在展览前，以开幕式结束为节点，之前为档案主要来源时间，之后为次要来源时间。所以，收集展览档案要讲究时效性，在开幕式活动结束后应该立即启动收集程序。有的展览档案，如国家领导人给展览的贺信、领导在开幕式上的讲话原稿等，应该在开幕式结束现场就马上收集。开幕式之后到撤展的档案收集则采取跟踪收集，随时产生，随时收集。有些长期展览，在展出过程中可能需要做许多修改、补充、完善，会产生，产生的档案具有一个较长时间的跨度，应该随时跟踪展览动态收集，确保不因时间推移而收集不齐全。

　　注意展览档案收集的多样性与完整性。展览档案具有载体多样性的特征，其载体丰富多样。因为产生展览档案的人员、部门较多，所记录的方式亦不相同，既有纸质档案，也有图片、照片、音频、视频档案，甚至是电子档案，文件的尺寸、规格也不尽相同。有的展览还开发出一些衍生品，如文创产品，这些产品也是展览的产物，作为档案工作者，也应该注重对文创产品档案的收集，可以采用照片、视频的方式记录下来。特别是随着科学技术的不断创新、发展，在数字环境下进行展览的设计、制作也越来越多，产生的电子档案数量也就越来越多，许多的电子档案都难以形成纸质档案，所以，展览档案的电子化趋势也给展览档案收集工作带来了难度。不论展览的类型有多少，展览时间的长短，收集工作都要确保展览档案的齐全完整，确保博物馆历史记忆的完整性和延续性，这是展览档案收集工作的重中之重。

　　博物馆展览档案管理的对策及建议

　　确保展览档案的集中归口管理。展览档案是一个系统工程，实现展览档案集中归口管理是博物馆做好展览档案的重中之重。目前，有的博物馆展览策划、设计由几个部门组成，有的策展人自己保管自己做的展览的档案，形成了展览档案分散在不同的部门，甚至不同的人手中的情况，不利于形成统一的展览档案。基于此，博物馆档案机构应该充分认识到档案分散保存的弊端，要将展览档案纳入档案机构的统一保管之下，由专人组织实施展览档案的收集保管，确保展览档案人才的稳定性，既利于展览档案的完整，又可促进展览档案的利用。

　　加强展览档案的科学归档保管。首先，实行策展人预归档制度。策展人是展览的总策划人，对展览具有权威性，对展览整个流程十分熟悉，所以，经过策展人对展览档案的初步分类整理，可以基本确定档案是否齐全完整等。其次，一套完整的展览档案应该将展览前期陈展的陈列草案、方案、会商意见、会议纪要、报请审批文件;展览设计过程中产生的展览大纲、内容设计、形式设计、布展方案和讲解词等;开幕宣传过程中展出的效果照片、宣传报道材料、开幕式材料、观众反馈意见和参观数据以及媒体的报道等以及相关的影音文件、电子文件，都纳入归档范畴。展览档案管理人员可根据展览档案的来源特点和策展人的线索，将仍分散在不同部门或人员手中的档案收集齐全。第三，按照展览档案的规律进行排列归档。展览档案之间的排序可以时间的先后顺序，保障文件之间的有机关联。如，展览请示与展览批复、展览协议放一起，开幕式的请柬、流程、方案、新闻稿、讲话稿等可以放在一起，总之是保证文件之间既有时间的联系，又有文件之间的联系。要注意各类载体之间的有机统一，不同载体要做好互相参照，不能因为载体不同而割裂了展览的有机联系和完整齐全。

　　加强展览档案的信息化管理。加强展览档案信息化工作，一是要建立展览档案管理系统，或者在博物馆档案系统内设置展览档案管理模块，与馆内的其他档案实现同步保管，同步利用。要做好展览档案信息化，既要充分尊重展览档案本身的特征，实现不同载体展览档案文件的传输、保存，又要能实现展览档案的数字化扫描、查询、著录、利用等功能，更好地实现信息资源共享。二是要加强展览档案的数字化工作。纸质档案仍然是当前的主要载体，使现在和过去的展览档案实现数字化，可以为展览档案的利用研究提供快捷方便的方式，实现展览档案服务手段多样化，有效提高展览档案的利用服务水平。（作者钟国文）

来源:中国文物报责任编辑:简宁